Papiers et documents : combien de temps les conserver?

papiers documents

Vous souhaitez faire le ménage de vos papiers, mais ignorez ce que vous devez conserver? Ou encore quels documents pouvez-vous détruire en toute tranquillité ? Voici un aide-mémoire utile pour faire le tri.

 

 

 

 

 

Documents à conserver à vie

Bien que vous puissiez vous procurer des copies de certains de ces documents, il est préférable de conserver les papiers originaux. Vous éviterez ainsi des frais et de nombreuses démarches fastidieuses!

Certificat de naissance

Vous en aurez besoin à de nombreuses reprises au cours de votre vie : demande de passeport, carte d’assurance maladie ou de prestations gouvernementales par exemple.

Certificat de décès

Vous en aurez besoin pour liquider une succession, mais il est prudent de les conserver au-delà de cette période.

Certificat de mariage ou contrat d’union de fait

Vous devez les conserver à vie, jusqu’à l’obtention d’un jugement de divorce ou jusqu’au règlement de la succession du conjoint.

Jugement de séparation ou de divorce

Il est recommandé de le conserver à vie, même après un remariage. Il pourrait être utile au moment du décès d’un des ex-conjoints.

Mandat en cas d’inaptitude et procuration

Ils doivent être conservés dans un endroit facile d’accès, tant qu’ils sont en vigueur.

Testament

À conserver dans un endroit facile d’accès, et ce, même si un notaire en possède une copie.

Diplômes et certificats d’études

Vous pourriez en avoir besoin pour accéder à d’autres formations ou prouver vos compétences professionnelles.

Carnet de santé et de vaccination

Ils seront utiles au moment d’inscrire vos enfants à l’école, lors de voyage ou d’hospitalisation.

Documents à conserver pendant six ans

Impôts 

Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada recommande de conserver vos documents pour une période de six ans suivant la date de production de votre déclaration de revenus. Cela inclut : votre déclaration, vos annexes, relevés, feuillets, factures, reçus, et ce, même si vous n’avez pas eu besoin de les joindre à votre déclaration.

À tout moment durant cette période vous pouvez faire l’objet d’une vérification et devoir soumettre des pièces justificatives. Conservez également tous les papiers acheminés par le Ministère ou l’Agence et toute preuve de communication.

Acomptes provisionnels

Vous devez conserver vos relevés de versement aussi longtemps que vos déclarations de revenus.

Déclarations de TPS et TVQ

Vous devez conserver vos relevés de versement aussi longtemps que vos déclarations de revenus. Même si vous n’êtes plus en affaires!

Contrat de vente d’une maison ou d’un terrain

Pour des raisons fiscales, il est recommandé de conserver ces documents pour une durée de six ans. Ils vous permettront de démontrer que vous n’avez pas réalisé un gain en capital imposable.

Relevés de paye ou de prestation d’assurance emploi

Vous disposez d’un an pour faire corriger une erreur. Il est toutefois recommandé de les conserver pendant 6 ans pour des raisons fiscales.

Relevés bancaires

Vous avez 30 jours pour faire corriger une erreur. Toutefois, pour des raisons fiscales, il est préférable de les conserver six ans après la date de production de vos déclarations de revenus. Vous pourrez ainsi prouver certaines dépenses.

Documents à conserver pendant trois ans

Taxes municipales et scolaires

La municipalité et la commission scolaire ont trois ans pour demander un rajustement de taxes. Si vous avez utilisé ces documents pour vos impôts, conservez-les pendant six ans.

Factures d’électricité, de gaz ou de mazout

Le fournisseur et le consommateur ont trois ans pour demander ou réclamer un ajustement. Si vous avez déduits ces dépenses dans votre déclaration de revenus parce que vous avez un bureau à la maison par exemple, mieux vaut les garder pour six ans.

Documents à conserver pendant un an

Factures de câblodistribution et de téléphone

Les experts recommandent de les conserver un an. Selon les fournisseurs, vous disposez généralement de 90 jours pour réclamer une correction. Toutefois, si ces dépenses peuvent être ajoutées à vos déclarations de revenus, il est recommandé de les conserver six ans.

Documents à conserver pendant trois mois

Factures de réparations d’électroménagers

La Loi de la protection du consommateur oblige les commerçants à garantir les réparations de plus de 50 $ pour une durée de trois mois après la réparation.

Factures de réparations automobiles

La Loi de la protection du consommateur oblige les commerçants à garantir les réparations de plus de 50 $ pour une durée de trois mois ou 5 000 km. Toutefois, la preuve de réparation peut être utile au moment de la revente du véhicule pour prouver la qualité de l’entretien.

Documents à conserver tant qu’ils sont valides ou que vous êtes propriétaire

Passeport

Selon la période de validité que vous avez choisie soit cinq ou dix ans (cinq ans pour les moins de 16 ans).

Assurances

Tant que la police est en vigueur ou plus si vous avez demandé une indemnisation et qu’il y a risque de contestation.

Titres de propriété

Tant que vous êtes propriétaire du terrain, de la maison ou de l’immeuble. Ils seront nécessaires au moment de la revente ou de la succession.

Certificat de localisation

Tant que vous êtes propriétaires.

Quittance de prêt hypothécaire

Tant que vous êtes propriétaire de la maison ou de l’immeuble. Ce document sera utile au moment de la revente de la maison.

Factures de réparation et d’entretien pour les travaux majeurs

À conserver tant que vous êtes propriétaire, pour des fins de garantie, d’assurance ou pour remettre à un éventuel acheteur.

Preuves d’achats et certificat de garantie

Aussi longtemps que vous êtes propriétaire des objets concernés. Peut-être utile pour les assurances en cas de perte, vol ou feu.

Contrat d’achat d’un véhicule automobile

Aussi longtemps que vous êtes propriétaire.

Certificats de dépôt, de placements, etc.

Aussi longtemps que vous ne les avez pas encaissés.

Bail

Pendant la durée du bail ou jusqu’au règlement d’un conflit, s’il y a lieu.

Relevés de guichet ou de transaction de crédit ou de débit

Jusqu’à la mise à jour de votre relevé de transaction bancaire ou la réception de votre relevé mensuel.

États de compte de vos cartes de crédit

Jusqu’au paiement complet. Si un bien est couvert par une garantie à la suite de l’usage de votre carte pour en faire le paiement, conservez-les jusqu’à la fin de la garantie.

Contrats de prêt

Tant que votre prêt n’est pas entièrement remboursé. Avant de détruire la preuve de remboursement, vérifiez votre dossier de crédit.

Bon ménage du printemps!

 

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Lyne Desruisseaux
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Lyne Desruisseaux

Diplômée en sciences de la consommation et qualifiée comme conseillère en insolvabilité, Lyne a été consultante budgétaire auprès d’organismes à but non lucratif pendant plusieurs années. Elle est maintenant rédactrice et se spécialise en consommation et finances personnelles.
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2 commentaires

  • Pierrette

    le 28 mars 2018
    Bonjour – Moi j’avais tous ces papiers – chez moi – et ma résidence a pris en feu – suite que j’ai un faible revenu – $20,000 (approx) – je n’avais pas les moyens de payer un coffret a la caisse – est-ce que vous pouvez me conseiller un endroit ou ou aller a peu de frais pour conserver mes prochains papiers (car tous détruit du au feu) et c’est l’enfer de tout recommencer – et de te justifier spécialement aux assurances apres 25 ans a la meme adresse – Merci

    • Nathalie Côté

      Bonjour,
      Quelle mésaventure, je compatis! On peut acheter un coffre à l’épreuve des flammes et de l’eau pour ranger les papiers les plus importants dans des magasins comme Bureau en gros.

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