Numériser vos documents personnels : une bonne idée?
Après avoir fait le ménage de vos papiers et documents, vous trouvez qu’ils prennent encore trop de place? Vous pourriez en numériser certains afin de désencombrer votre classeur. Mais la prudence s’impose!
Pourquoi numériser vos documents ?
Remplacer un immense classeur par une clé USB ou de l’espace dans un nuage informatique comporte plusieurs avantages.
- Économie d’espace.
- Protection contre le feu, le vol, les inondations ou autre catastrophe naturelle.
- Accès facile et rapide des documents entreposés ailleurs, dans un coffre bancaire par exemple.
- Préservation de la lisibilité de certaines factures dont l’encre s’efface avec le temps.
- Remplacement de documents originaux facilité par la production d’une copie de qualité.
- L’accès à vos informations même si vous êtes à l’extérieur de la maison (lorsque sauvegardées dans le nuage informatique).
Devriez-vous tout numériser ?
Certains documents peuvent être numérisés sans crainte : dessins d’enfant, mode d’emploi, factures, déclaration de revenus, etc. Pour d’autres, comme le testament et les pièces justificatives pour les impôts, mieux vaut conserver les originaux.
De plus en plus de documents ne sont que virtuels (relevés de placement, déclarations de revenus, etc.). Toutefois, de nombreuses situations requièrent encore une version originale en papier. Il reste du chemin à faire même si la jurisprudence précise l’application de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et démontre la valeur des documents numériques.
Par exemple, l’Agence du revenu du Canada accepte que des documents sollicités pour la production d’une déclaration soient soumis par voie électronique. Toutefois, en cas de litige ou de vérification, elle se réserve le droit d’exiger les originaux, car la falsification d’un document numérisé est facile.
Même chose du côté de la Cour du Québec. Des documents virtuels peuvent être introduits comme preuve et de plus en plus de jurisprudence confirme leur légitimité. Dans certains cas, ils ne servent toutefois que d’introduction à une preuve physique, donc au document original.
Comment numériser vos documents ?
Voici quelques conseils pour protéger l’intégrité des documents que vous souhaitez numériser.
- Numérisez vos documents en haute résolution avec un minimum de 300 ppp (dpien anglais). Vous vous assurerez que l’impression est lisible.
- Si votre document est en noir et blanc, numérisez-le en noir et blanc. Vous sauverez ainsi de l’espace.
- Vous pouvez choisir différents formats d’enregistrement, mais la version PDF est à privilégier.
Pour assurer l’intégrité de vos documents numériques, vous devez fournir les détails de la numérisation. À cet effet, il est recommandé de remplir le formulaire de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Quand? Chaque fois qu’un document peut être utilisé à des fins officielles, devant un tribunal, par exemple.
Vous pouvez recourir aux services d’une compagnie spécialisée pour numériser vos documents ou le faire vous-même. Évitez cependant de le faire sur des appareils accessibles au public comme à votre bibliothèque ou au travail. Des traces de vos documents peuvent demeurer sur l’ordinateur public ou dans la mémoire de certains appareils.
Vous pouvez conserver vos documents sur différents médiums (clé USB, disque dur externe, nuage informatique, etc.). Il serait toutefois bon de crypter vos données les plus sensibles avec un logiciel prévu à cet effet. Utilisez également un mot de passe sécuritaire pour vos fichiers.
Certaines applications pour téléphones intelligents, comme iScanner par exemple, vous permettent de numériser facilement des documents et des factures. C’est une alternative pratique et peu coûteuse au scanneur.
La numérisation des documents deviendra éventuellement la norme. En attendant, c’est une excellente façon de gérer certains documents et de désencombrer votre espace de travail.
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