Papiers et documents : combien de temps les conserver?
Vous souhaitez faire le ménage de vos papiers, mais ignorez ce que vous devez conserver? Ou encore quels documents pouvez-vous détruire en toute tranquillité ? Voici un aide-mémoire utile pour faire le tri.
Documents à conserver à vie
Bien que vous puissiez vous procurer des copies de certains de ces documents, il est préférable de conserver les papiers originaux. Vous éviterez ainsi des frais et de nombreuses démarches fastidieuses!
Certificat de naissance
Vous en aurez besoin à de nombreuses reprises au cours de votre vie : demande de passeport, carte d’assurance maladie ou de prestations gouvernementales par exemple.
Certificat de décès
Vous en aurez besoin pour liquider une succession, mais il est prudent de les conserver au-delà de cette période.
Certificat de mariage ou contrat d’union de fait
Vous devez les conserver à vie, jusqu’à l’obtention d’un jugement de divorce ou jusqu’au règlement de la succession du conjoint.
Jugement de séparation ou de divorce
Il est recommandé de le conserver à vie, même après un remariage. Il pourrait être utile au moment du décès d’un des ex-conjoints.
Mandat en cas d’inaptitude et procuration
Ils doivent être conservés dans un endroit facile d’accès, tant qu’ils sont en vigueur.
Testament
À conserver dans un endroit facile d’accès, et ce, même si un notaire en possède une copie.
Diplômes et certificats d’études
Vous pourriez en avoir besoin pour accéder à d’autres formations ou prouver vos compétences professionnelles.
Carnet de santé et de vaccination
Ils seront utiles au moment d’inscrire vos enfants à l’école, lors de voyage ou d’hospitalisation.
Documents à conserver pendant six ans
Impôts
Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada recommande de conserver vos documents pour une période de six ans suivant la date de production de votre déclaration de revenus. Cela inclut : votre déclaration, vos annexes, relevés, feuillets, factures, reçus, et ce, même si vous n’avez pas eu besoin de les joindre à votre déclaration.
À tout moment durant cette période vous pouvez faire l’objet d’une vérification et devoir soumettre des pièces justificatives. Conservez également tous les papiers acheminés par le Ministère ou l’Agence et toute preuve de communication.
Acomptes provisionnels
Vous devez conserver vos relevés de versement aussi longtemps que vos déclarations de revenus.
Déclarations de TPS et TVQ
Vous devez conserver vos relevés de versement aussi longtemps que vos déclarations de revenus. Même si vous n’êtes plus en affaires!
Contrat de vente d’une maison ou d’un terrain
Pour des raisons fiscales, il est recommandé de conserver ces documents pour une durée de six ans. Ils vous permettront de démontrer que vous n’avez pas réalisé un gain en capital imposable.
Relevés de paye ou de prestation d’assurance emploi
Vous disposez d’un an pour faire corriger une erreur. Il est toutefois recommandé de les conserver pendant 6 ans pour des raisons fiscales.
Relevés bancaires
Vous avez 30 jours pour faire corriger une erreur. Toutefois, pour des raisons fiscales, il est préférable de les conserver six ans après la date de production de vos déclarations de revenus. Vous pourrez ainsi prouver certaines dépenses.
Documents à conserver pendant trois ans
Taxes municipales et scolaires
La municipalité et la commission scolaire ont trois ans pour demander un rajustement de taxes. Si vous avez utilisé ces documents pour vos impôts, conservez-les pendant six ans.
Factures d’électricité, de gaz ou de mazout
Le fournisseur et le consommateur ont trois ans pour demander ou réclamer un ajustement. Si vous avez déduits ces dépenses dans votre déclaration de revenus parce que vous avez un bureau à la maison par exemple, mieux vaut les garder pour six ans.
Documents à conserver pendant un an
Factures de câblodistribution et de téléphone
Les experts recommandent de les conserver un an. Selon les fournisseurs, vous disposez généralement de 90 jours pour réclamer une correction. Toutefois, si ces dépenses peuvent être ajoutées à vos déclarations de revenus, il est recommandé de les conserver six ans.
Documents à conserver pendant trois mois
Factures de réparations d’électroménagers
La Loi de la protection du consommateur oblige les commerçants à garantir les réparations de plus de 50 $ pour une durée de trois mois après la réparation.
Factures de réparations automobiles
La Loi de la protection du consommateur oblige les commerçants à garantir les réparations de plus de 50 $ pour une durée de trois mois ou 5 000 km. Toutefois, la preuve de réparation peut être utile au moment de la revente du véhicule pour prouver la qualité de l’entretien.
Documents à conserver tant qu’ils sont valides ou que vous êtes propriétaire
Passeport
Selon la période de validité que vous avez choisie soit cinq ou dix ans (cinq ans pour les moins de 16 ans).
Assurances
Tant que la police est en vigueur ou plus si vous avez demandé une indemnisation et qu’il y a risque de contestation.
Titres de propriété
Tant que vous êtes propriétaire du terrain, de la maison ou de l’immeuble. Ils seront nécessaires au moment de la revente ou de la succession.
Certificat de localisation
Tant que vous êtes propriétaires.
Quittance de prêt hypothécaire
Tant que vous êtes propriétaire de la maison ou de l’immeuble. Ce document sera utile au moment de la revente de la maison.
Factures de réparation et d’entretien pour les travaux majeurs
À conserver tant que vous êtes propriétaire, pour des fins de garantie, d’assurance ou pour remettre à un éventuel acheteur.
Preuves d’achats et certificat de garantie
Aussi longtemps que vous êtes propriétaire des objets concernés. Peut-être utile pour les assurances en cas de perte, vol ou feu.
Contrat d’achat d’un véhicule automobile
Aussi longtemps que vous êtes propriétaire.
Certificats de dépôt, de placements, etc.
Aussi longtemps que vous ne les avez pas encaissés.
Bail
Pendant la durée du bail ou jusqu’au règlement d’un conflit, s’il y a lieu.
Relevés de guichet ou de transaction de crédit ou de débit
Jusqu’à la mise à jour de votre relevé de transaction bancaire ou la réception de votre relevé mensuel.
États de compte de vos cartes de crédit
Jusqu’au paiement complet. Si un bien est couvert par une garantie à la suite de l’usage de votre carte pour en faire le paiement, conservez-les jusqu’à la fin de la garantie.
Contrats de prêt
Tant que votre prêt n’est pas entièrement remboursé. Avant de détruire la preuve de remboursement, vérifiez votre dossier de crédit.
Bon ménage du printemps!
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le 28 mars 2018
Bonjour – Moi j’avais tous ces papiers – chez moi – et ma résidence a pris en feu – suite que j’ai un faible revenu – $20,000 (approx) – je n’avais pas les moyens de payer un coffret a la caisse – est-ce que vous pouvez me conseiller un endroit ou ou aller a peu de frais pour conserver mes prochains papiers (car tous détruit du au feu) et c’est l’enfer de tout recommencer – et de te justifier spécialement aux assurances apres 25 ans a la meme adresse – Merci
Bonjour,
Quelle mésaventure, je compatis! On peut acheter un coffre à l’épreuve des flammes et de l’eau pour ranger les papiers les plus importants dans des magasins comme Bureau en gros.
Vous avez mis le doigt sur la bonne réponse.
Bonjour,
J’ai vendu mon immeuble à revenu il y a trois ans, tout a été réglé côté notaire et comptable.
Est ce que je dois garder mes factures 6 ans pareille?
Merci
Bonjour M. Sévigny,
Les experts recommandent de les conserver idéalement 6 ans après la vente, car les factures sont reliées à une déclaration de gain ou perte en capital.
Bonne journée!